ホウレンソウ(報告・連絡・相談)、確認の定義とは?社会人の基本なので、エンジニアは必ず押さえよう!

こんにちは、taakoです。

社会人の基礎として、ホウ・レン・ソウがありますが、皆さんは報告・連絡・相談・確認の意味の違いがわかりますか?

違いがわからない人は、上司に怒られてしまいます!なぜなら、ホウレンソウの意味を知らない人は、正しいホウレンソウが出来ないからです。

この記事では、ホウレンソウ(報告・連絡・相談)+確認の定義や、ホウレンソウの方法を解説します

エンジニアがホウレンソウ(報告・連絡・相談)+確認をする目的

まずは、目的から確認していきます。

ホウレンソウの一番の目的は、リスク管理です。
上司は、メンバーから情報を集めて、リスクを回避するための手を打っていくイメージです。

ほかにもこんな目的があります。

  • チーム内で情報共有をすること
  • 進捗確認
  • スケジュール管理
    ・・・など

ホウレンソウを元に、上司は、いろんなことを考えます。

ホウレンソウ(報告・連絡・相談)+確認ができないとどうなる?

ホウレンソウができない人≒リスク管理ができない人です。
つまり、チームに存在するだけで、不測の事態を引き起こす危険人物(リスク)とみなされます。

当然、重要な仕事などは任せられなくなるし、評価もされません。

ホウレンソウ(報告・連絡・相談)+確認の定義

報告・連絡・相談・確認の定義を書きます。
実は、報告連絡相談確認で対になっています。

報告と相談の定義

報告と、相談の定義は下記です。

  • 報告:上司のアクションが伴う情報を伝えること
  • 連絡:上司のアクションが伴わない情報を伝えること

アクションが伴うか、そうでないかで決まります。

報告の例

これは報告の例です。

新人くん

外部設計書の作成が完了しました

新人くんが今持っているタスクが終わったので、上司は「次のタスクを振る」というアクションが発生するので、報告です。

連絡の例

これは連絡の例です。

新人ちゃん

すみません〜、午後から休みます〜

上司は新人ちゃんに対して、特にアクションは発生しないので、報告ではなく、連絡です。

相談と確認の定義

相談と確認の定義は下記です。

  • 相談:答えがわからないので、上司に聞くこと
  • 確認:答えがわかっている上で、上司に聞くこと

答えがわかっているかそうでないかで、決まります。

相談の例

これは相談の例です。

新人くん

コピー機でコピーしたいのですが、どうやって使えばいいですか?
紙のセットはしてあるので、押すボタンを教えてほしいです!

上記は新人くんは答えがわからなく、解決策を得るために行った会話なので、相談です。

確認の例

これは確認の例です。

新人ちゃん

FAXを送るのってこのボタンでいいですか??

上記は新人ちゃんは答えがわかっていて、承認を得るために行った会話なので、確認です。

ホウレンソウ(報告・連絡・相談)+確認の基本

基本的な流れは以下です。

  • STEP1:まず、話しかけていいか聞く(会話の所要時間など伝えられるとなお良し)
  • STEP2:報告か、連絡か、相談か、確認か、伝える
  • STEP3:ホウレンソウ、確認をする

こんな感じです。
以下は会話例です。

○○さん、連絡があるのですが、お時間大丈夫ですか30秒ほどで話せると思います。(STEP1+2
今週の木曜日に、プロジェクトリーダと打ち合わせが入りましたので、15時から16時の間、席を外します。何かあれば、LINEいただければ、すぐ返信できるようにしておきます(STEP3

報告のコツ

文章構成:PREP法(結論から伝えましょう)

報告は結論から簡潔に述べましょう。
PREP法という文章構成で、文章を作るのがオススメです。

  • Point:結論を述べる
  • Reason:理由を示す
  • Example:例を伝える
  • Point:最初に言った結論を再度述べる

では、この文章構成で報告文章を考えてみましょう。


ちなみに、報告は、「結論から言うと」って言ってから報告すると、結論から言えるようになるので、オススメです。

  1. 「○○さん、報告です。」・・・最初に報告宣言
  2. 「結論から言うと、明日まで予定の、登録画面のコーディングが遅れます。」・・・Point(結論)
  3. 「理由は、明細画面で、入力チェックの考慮不足により、設計しなおすことになりました。」・・・Reason(理由)
  4. 「例えば、名前入力領域に、記号を入力すると、エラーになります。」・・・Example(例)
  5. 「以上のことから、明日までに、遅れそうです。」・・・Point(結論)

上司は、上記の報告を受けて、次のアクションを考えます。

  • スケジュール変更
  • 残業して頑張って終わらせてもらう
  • 誰かにフォローさせる
  • 担当者を変更する
    ・・・等

バット・ニュース・ファースト(Bad News First

報告で一番大切なことは、バット・ニュース・ファーストです。

なぜなら、ホウレンソウの目的は、リスク管理だからです。

悪いニュース≒リスクなので、必ず上司に伝えてあげましょう。
悪いことを伝えるのは、勇気がいるし、言いにくいと思いますが、そういう情報こそ、迅速に報告しましょう。

上級編:事後報告

すぐに言わなくても、大丈夫そうなことは、事後報告しましょう。

些細なことでも報告⇒次のアクションの指示⇒報告⇒次のアクションの指示…を繰り返すと、時間がいくらあっても足りません。

「いつもの報告書をお客さんにFaxで送るので、○○さんのハンコ借りました。」

いつも提出する報告書なので、慣れている仕事なら、上司のハンコを勝手に押して、送っても、大きな問題に発展することはないでしょう。

上司が不在の時は、事後報告しましょう。
※上司やお客さんから十分な信頼を得たうえで、やりましょう。
 イキナリ事後報告から入ると、上司は不安になると思います。

逆に、報告書を提出するのが遅れたほうが、お客さんに悪印象になるため、リスクになると思います。

相談のコツ

相談のコツは、現在の状況と、相談によって成し遂げたいことを正確に伝えることです。
3つのポイントを伝えましょう

  1. 今困っていることを伝える
  2. 何をしたいか伝える
  3. どこまで自分でやったか伝える※重要

以下は相談例です。

  1. 現在、SQLを作成しているのですが、うまく、行きません。
  2. 一覧テーブルと明細テーブルを結合して、IDと商品名と、在庫量を知りたいです。
  3. Googleで検索して、ここまではできています(ここで、上司にSQLを見せてみる。)。多分、結合キーが足りないと思うのですが…。

ここまで、情報があれば、上司は回答できると思います。

最善を尽くすこと

相談をする前に、必ず、自分でできる最善を尽くしましょう。

  • Googleで検索
  • デバッグ実行
  • エラーログを確認

最低でも上記は、行いましょう。

なぜなら、上司は、相談を受けたら、自分の仕事をストップして、問題の解消をする必要があります。
できるだけ、上司の時間をとらせないように、まずは、自分でできる最善を尽くしましょう。

まとめ

報告・連絡・相談・確認の定義を復習します。

  • 報告・・・アクションが伴う情報伝達
  • 連絡・・・アクションが伴わない情報伝達
  • 相談・・・自分が答えを持っていない情報を上司に聞くこと
  • 確認・・・自分が答えを持っている情報を上司に聞くこと

これら4つを使いこなせば、チーム内で協調して仕事をする力が付きます。
上司からも信頼を得られ、怒られることも少なくなるでしょう。

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