ホウレンソウ（報告・連絡・相談）、確認の定義とは？社会人の基本なので、エンジニアは必ず押さえよう！
2020/07/07 / 2021/01/22
こんにちは、taakoです。
社会人の基礎として、ホウ・レン・ソウがありますが、皆さんは報告・連絡・相談・確認の意味の違いがわかりますか？
違いがわからない人は、上司に怒られてしまいます！なぜなら、ホウレンソウの意味を知らない人は、正しいホウレンソウが出来ないからです。
この記事では、ホウレンソウ（報告・連絡・相談）＋確認の定義や、ホウレンソウの方法を解説します。
目次
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エンジニアがホウレンソウ（報告・連絡・相談）＋確認をする目的
まずは、目的から確認していきます。
ホウレンソウの一番の目的は、リスク管理です。
上司は、メンバーから情報を集めて、リスクを回避するための手を打っていくイメージです。
ほかにもこんな目的があります。
- チーム内で情報共有をすること
- 進捗確認
- スケジュール管理
・・・など
ホウレンソウを元に、上司は、いろんなことを考えます。
ホウレンソウ（報告・連絡・相談）＋確認ができないとどうなる？
ホウレンソウができない人≒リスク管理ができない人です。
つまり、チームに存在するだけで、不測の事態を引き起こす危険人物（リスク）とみなされます。
当然、重要な仕事などは任せられなくなるし、評価もされません。
ホウレンソウ（報告・連絡・相談）＋確認の定義
報告・連絡・相談・確認の定義を書きます。
実は、報告と連絡、相談と確認で対になっています。
報告と相談の定義
報告と、相談の定義は下記です。
- 報告：上司のアクションが伴う情報を伝えること
- 連絡：上司のアクションが伴わない情報を伝えること
アクションが伴うか、そうでないかで決まります。
報告の例
これは報告の例です。
新人くん
外部設計書の作成が完了しました
新人くんが今持っているタスクが終わったので、上司は「次のタスクを振る」というアクションが発生するので、報告です。
連絡の例
これは連絡の例です。
新人ちゃん
すみません〜、午後から休みます〜
上司は新人ちゃんに対して、特にアクションは発生しないので、報告ではなく、連絡です。
相談と確認の定義
相談と確認の定義は下記です。
- 相談：答えがわからないので、上司に聞くこと
- 確認：答えがわかっている上で、上司に聞くこと
答えがわかっているかそうでないかで、決まります。
相談の例
これは相談の例です。
新人くん
コピー機でコピーしたいのですが、どうやって使えばいいですか？
紙のセットはしてあるので、押すボタンを教えてほしいです！
上記は新人くんは答えがわからなく、解決策を得るために行った会話なので、相談です。
確認の例
これは確認の例です。
新人ちゃん
FAXを送るのってこのボタンでいいですか？？
上記は新人ちゃんは答えがわかっていて、承認を得るために行った会話なので、確認です。
ホウレンソウ（報告・連絡・相談）＋確認の基本
基本的な流れは以下です。
- STEP1：まず、話しかけていいか聞く（会話の所要時間など伝えられるとなお良し）
- STEP2：報告か、連絡か、相談か、確認か、伝える
- STEP3：ホウレンソウ、確認をする
こんな感じです。
以下は会話例です。
○○さん、連絡があるのですが、お時間大丈夫ですか？30秒ほどで話せると思います。（STEP1+2）
今週の木曜日に、プロジェクトリーダと打ち合わせが入りましたので、15時から16時の間、席を外します。何かあれば、LINEいただければ、すぐ返信できるようにしておきます（STEP3）
報告のコツ
文章構成：PREP法（結論から伝えましょう）
報告は結論から簡潔に述べましょう。
PREP法という文章構成で、文章を作るのがオススメです。
- Point：結論を述べる
- Reason：理由を示す
- Example：例を伝える
- Point：最初に言った結論を再度述べる
では、この文章構成で報告文章を考えてみましょう。
※
ちなみに、報告は、「結論から言うと」って言ってから報告すると、結論から言えるようになるので、オススメです。
- 「○○さん、報告です。」・・・最初に報告宣言
- 「結論から言うと、明日まで予定の、登録画面のコーディングが遅れます。」・・・Point（結論）
- 「理由は、明細画面で、入力チェックの考慮不足により、設計しなおすことになりました。」・・・Reason（理由）
- 「例えば、名前入力領域に、記号を入力すると、エラーになります。」・・・Example（例）
- 「以上のことから、明日までに、遅れそうです。」・・・Point（結論）
上司は、上記の報告を受けて、次のアクションを考えます。
- スケジュール変更
- 残業して頑張って終わらせてもらう
- 誰かにフォローさせる
- 担当者を変更する
・・・等
バット・ニュース・ファースト（Bad News First）
報告で一番大切なことは、バット・ニュース・ファーストです。
なぜなら、ホウレンソウの目的は、リスク管理だからです。
悪いニュース≒リスクなので、必ず上司に伝えてあげましょう。
悪いことを伝えるのは、勇気がいるし、言いにくいと思いますが、そういう情報こそ、迅速に報告しましょう。
上級編：事後報告
すぐに言わなくても、大丈夫そうなことは、事後報告しましょう。
些細なことでも報告⇒次のアクションの指示⇒報告⇒次のアクションの指示…を繰り返すと、時間がいくらあっても足りません。
「いつもの報告書をお客さんにFaxで送るので、○○さんのハンコ借りました。」
いつも提出する報告書なので、慣れている仕事なら、上司のハンコを勝手に押して、送っても、大きな問題に発展することはないでしょう。
上司が不在の時は、事後報告しましょう。
※上司やお客さんから十分な信頼を得たうえで、やりましょう。
イキナリ事後報告から入ると、上司は不安になると思います。
逆に、報告書を提出するのが遅れたほうが、お客さんに悪印象になるため、リスクになると思います。
相談のコツ
相談のコツは、現在の状況と、相談によって成し遂げたいことを正確に伝えることです。
３つのポイントを伝えましょう
- 今困っていることを伝える
- 何をしたいか伝える
- どこまで自分でやったか伝える※重要
以下は相談例です。
- 現在、SQLを作成しているのですが、うまく、行きません。
- 一覧テーブルと明細テーブルを結合して、IDと商品名と、在庫量を知りたいです。
- Googleで検索して、ここまではできています（ここで、上司にSQLを見せてみる。）。多分、結合キーが足りないと思うのですが…。
ここまで、情報があれば、上司は回答できると思います。
最善を尽くすこと
相談をする前に、必ず、自分でできる最善を尽くしましょう。
- Googleで検索
- デバッグ実行
- エラーログを確認
最低でも上記は、行いましょう。
なぜなら、上司は、相談を受けたら、自分の仕事をストップして、問題の解消をする必要があります。
できるだけ、上司の時間をとらせないように、まずは、自分でできる最善を尽くしましょう。
まとめ
報告・連絡・相談・確認の定義を復習します。
- 報告・・・アクションが伴う情報伝達
- 連絡・・・アクションが伴わない情報伝達
- 相談・・・自分が答えを持っていない情報を上司に聞くこと
- 確認・・・自分が答えを持っている情報を上司に聞くこと
これら4つを使いこなせば、チーム内で協調して仕事をする力が付きます。
上司からも信頼を得られ、怒られることも少なくなるでしょう。