タスク管理の苦手を克服『いつまでに・誰が・何を・どのような形でどうする』で整理しましょう
タスク管理って、最初のころは苦手意識ありましたよね。
しかも、後輩ができたら、今度は後輩のタスクまで管理しなきゃならない…。タスク管理の苦手は早めに改善しないと、しんどいです。
基礎中の基礎ですが、『いつまでに・誰が・何を・どのような形でどうする』を整理すると、大きな失敗はしなくなります。
この記事で解説していきたいと思います。
この記事はこんな内容です。
- タスク管理とは？
- タスク管理の基本⇒『いつまでに・誰が・何を・どのような形でどうする』
タスク管理の基本さえ覚えれば、今より整理しやすくなると思います。
タスク管理とは？
タスクを管理することです。
自分または、チームのメンバーのスケジュールを引いたり、進捗や遅れていた場合のリカバリを考えるのがタスク管理です。
タスクとは
これ以上分解できない仕事の単位のことです。
カレー作りを例に説明します。カレー作り(仕事)を分割してみました。
- 買い出し
- 米をとぐ
- 米をたく
- 材料を切る
- 煮る
- 盛り付け
6つありますが、それぞれの仕事をタスクと呼びます。
要は、仕事を分割して、一つ一つのことをタスクと呼んでいるということですね。エンジニアの仕事だと、「設計」「プログラミング」「テスト」などのタスクがあります。
※
余談ですが、仕事をタスクに分割することをWBS（Work Breakdown Structure）と呼びます。
タスク管理が苦手な人にありがちなこと
こんなことをやらかしがちですね。
- 実はやらないといけないことを忘れていた
- 誰かがやらないといけないタスクなのに、誰にも割当たっていなかった
- 明日の定時までだと思っていたタスクが、実は明日の朝までだった
管理に失敗したタスクは、無理やりスケジュールにねじ込まなければならなくなるので、結果、深夜残業、休日出勤で取り戻すことになります。
苦手を克服するには？
基本の型を知りましょう。
型を知ったうえで、自分のプロジェクトに合わせて、応用させていきましょう。
タスク管理の基本
タスク管理の基本は、タイトルにもあるとおり下記を整理することです。『いつまでに・誰が・何を・どのような形でどうする』です。
- いつまでに・・・期限
- 誰が・・・担当者
- 何を・・・成果物
- どのような形で・・・成果物の形式、フォーマット
- どうするか・・・タスクの内容
深ぼっていきます。
いつまでに
これは、期限のことです。
よくある失敗ですが、「明日まで」でいくつか解釈が別れることがあります。
- 明日の朝まで
- 明日の定時まで
- 明日の24時まで
- 明後日の朝まで
認識相違がないように、必ず、日付と時間まで決めておいてください。
※
ちなみに、エンジニアの場合だと、「明後日の朝まで」というのが暗黙の了解であることが多いと思います。
＋アルファ
「期限の理由」まで確認しておきましょう。後々、ピンチになったときに役にたちます。
例えばこんな理由で、期限が決められたりしています。
- なんとなく決めた期限
- 遅れたら後の工程に影響がある期限
- お客さんに納品するため、決められた期限
もし、タスクの進捗がピンチになった場合、どうやって乗り越えるか決断を迫られます。
- 徹夜をしてでもやらなきゃいけない？
- スケジュールを調整できる？
もし「期限の理由」を把握していれば、スケジュールを調整することができるかもしれないです。
できれば、徹夜で仕事を終わらせる、とかは避けたいですよね。
誰が
タスクに割り振られた担当者のことです。
やらなきゃいけないタスクなのに、担当者が割り当てられていないことがありますよね。たまにあるのですが、「担当者：Aさん」とだけ書かれているスケジュールを見ることがあります。Aさんって誰なのでしょう。
担当者は名指しで割り当てしてください。ちなみに、これを「バイネームでアサイン」と言ったりします。
タスクは必ずバイネームでアサインしましょう。
何を
納品する成果物のことです。成果物として「何を」納品するか必ず確認しておきましょう。
例えば、こんな感じです。
- ソースコード
- テストコード
- カバレッジレポート
- 動作確認の画面キャプチャ
成果物の一覧は、「着手する前」、「半分くらい完成した時」、「納品する前」など、定期的に確認するようにしましょう。
どのような形で
成果物フォーマットや、成果物のルールのことです。
例えば、プログラミングのタスクの場合は、以下です。
- コメントは/**/で囲むこと
- DISTINCTは使わないこと
- 変数名は、英語で命名すること
上記の例のような、プログラミングをするときのルールを「コーディング規約」と呼びます。
このように、成果物を作成するときにルールで縛ることがあります。これを、「標準化」と言います。
成果物を作成するときは、「どのような形」で標準化されているか、確認してから着手するようにしましょう。
どうする
タスクの内容のことです。何をするのか、きちんと確認しておきましょう。
例えば、「一覧画面の実装をお願いするね」と言われた時に、「どうする」のが正しいのか、わかりますか。
- プログラムを作成する
- プログラムを作成して、バージョン管理システムにコミットする
- プログラムを作成して、動作確認をする
- プログラムを作成して、上司にレビューをもらう
解釈は複数ありますね。つまり「実装をお願いするね」に対して、「はい」と答えてしまうと、結局「どうする」のが正しいかがわからないです。
タスクを依頼されたら、「どうする」を具体化することが必要になります。
まとめ
今回は、タスク管理の苦手を克服するために、タスク管理の基本を解説しました。
「いつまでに・誰が・何を・どのような形でどうする」で整理して、タスク管理が上達すると、うれしいです。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。