タスク管理の苦手を克服『いつまでに・誰が・何を・どのような形でどうする』で整理しましょう

タスク管理って、最初のころは苦手意識ありましたよね。

しかも、後輩ができたら、今度は後輩のタスクまで管理しなきゃならない…。タスク管理の苦手は早めに改善しないと、しんどいです

基礎中の基礎ですが、『いつまでに・誰が・何を・どのような形でどうする』を整理すると、大きな失敗はしなくなります

この記事で解説していきたいと思います。
この記事はこんな内容です。

  • タスク管理とは?
  • タスク管理の基本⇒『いつまでに・誰が・何を・どのような形でどうする』

タスク管理の基本さえ覚えれば、今より整理しやすくなると思います。

タスク管理とは?

タスクを管理することです。

自分または、チームのメンバーのスケジュールを引いたり、進捗や遅れていた場合のリカバリを考えるのがタスク管理です。

タスクとは

これ以上分解できない仕事の単位のことです。

カレー作りを例に説明します。カレー作り(仕事)を分割してみました。

  1. 買い出し
  2. 米をとぐ
  3. 米をたく
  4. 材料を切る
  5. 煮る
  6. 盛り付け

6つありますが、それぞれの仕事をタスクと呼びます。

要は、仕事を分割して、一つ一つのことをタスクと呼んでいるということですね。エンジニアの仕事だと、「設計」「プログラミング」「テスト」などのタスクがあります。


余談ですが、仕事タスクに分割することをWBSWork Breakdown Structure)と呼びます。

タスク管理が苦手な人にありがちなこと

こんなことをやらかしがちですね。

  • 実はやらないといけないことを忘れていた
  • 誰かがやらないといけないタスクなのに、誰にも割当たっていなかった
  • 明日の定時までだと思っていたタスクが、実は明日の朝までだった

管理に失敗したタスクは、無理やりスケジュールにねじ込まなければならなくなるので、結果、深夜残業、休日出勤で取り戻すことになります。

苦手を克服するには?

基本の型を知りましょう。

型を知ったうえで、自分のプロジェクトに合わせて、応用させていきましょう。

タスク管理の基本

タスク管理の基本は、タイトルにもあるとおり下記を整理することです。『いつまでに・誰が・何を・どのような形でどうする』です。

  • いつまでに・・・期限
  • 誰が・・・担当者
  • 何を・・・成果物
  • どのような形で・・・成果物の形式、フォーマット
  • どうするか・・・タスクの内容

深ぼっていきます。

いつまでに

これは、期限のことです。

よくある失敗ですが、「明日まで」でいくつか解釈が別れることがあります。

  • 明日の朝まで
  • 明日の定時まで
  • 明日の24時まで
  • 明後日の朝まで

認識相違がないように、必ず、日付と時間まで決めておいてください。


ちなみに、エンジニアの場合だと、「明後日の朝まで」というのが暗黙の了解であることが多いと思います。

+アルファ

期限の理由」まで確認しておきましょう。後々、ピンチになったときに役にたちます。

例えばこんな理由で、期限が決められたりしています。

  • なんとなく決めた期限
  • 遅れたら後の工程に影響がある期限
  • お客さんに納品するため、決められた期限

もし、タスクの進捗がピンチになった場合、どうやって乗り越えるか決断を迫られます。

  • 徹夜をしてでもやらなきゃいけない?
  • スケジュールを調整できる?

もし「期限の理由」を把握していれば、スケジュールを調整することができるかもしれないです。

できれば、徹夜で仕事を終わらせる、とかは避けたいですよね。

誰が

タスクに割り振られた担当者のことです。

やらなきゃいけないタスクなのに、担当者が割り当てられていないことがありますよね。たまにあるのですが、「担当者:Aさん」とだけ書かれているスケジュールを見ることがあります。Aさんって誰なのでしょう。

担当者は名指しで割り当てしてください。ちなみに、これを「バイネームでアサイン」と言ったりします。

タスクは必ずバイネームでアサインしましょう。

何を

納品する成果物のことです。成果物として「何を」納品するか必ず確認しておきましょう。

例えば、こんな感じです。

  • ソースコード
  • テストコード
  • カバレッジレポート
  • 動作確認の画面キャプチャ

成果物の一覧は、「着手する前」、「半分くらい完成した時」、「納品する前」など、定期的に確認するようにしましょう。

どのような形で

成果物フォーマットや、成果物のルールのことです。

例えば、プログラミングのタスクの場合は、以下です。

  • コメントは/**/で囲むこと
  • DISTINCTは使わないこと
  • 変数名は、英語で命名すること

上記の例のような、プログラミングをするときのルールを「コーディング規約」と呼びます。

このように、成果物を作成するときにルールで縛ることがあります。これを、「標準化」と言います。

成果物を作成するときは、「どのような形」で標準化されているか、確認してから着手するようにしましょう

どうする

タスクの内容のことです。何をするのか、きちんと確認しておきましょう。

例えば、「一覧画面の実装をお願いするね」と言われた時に、「どうする」のが正しいのか、わかりますか。

  • プログラムを作成する
  • プログラムを作成して、バージョン管理システムにコミットする
  • プログラムを作成して、動作確認をする
  • プログラムを作成して、上司にレビューをもらう

解釈は複数ありますね。つまり「実装をお願いするね」に対して、「はい」と答えてしまうと、結局「どうする」のが正しいかがわからないです。

タスクを依頼されたら、「どうする」を具体化することが必要になります。

まとめ

今回は、タスク管理の苦手を克服するために、タスク管理の基本を解説しました。

いつまでに・誰が・何を・どのような形でどうする」で整理して、タスク管理が上達すると、うれしいです。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

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